Un Archivo Personal, el secreto para ser un mejor profesional

Rafa García

¿En qué se diferencia un perfil junior de un senior? Piensa en dos profesionales. Uno de 28 años y otro de 48 (que, dicho sea de paso, es una edad magnífica). Ambos con una buena formación de base. Más aún. Posiblemente, el más joven, con una mayor colección de grados, másters y experiencia en el extranjero.

A priori, ¿quién tiene más bagaje profesional?, ¿quién conoce mejor cómo funciona el mercado, las exigencias del medio, el factor humano que le rodea y el forma de trabajar con ciertas máquinas, programas y/o procedimientos.? ¿Quién ha formado parte de diferentes empresas o incluso ha montado una o es autónomo? ¿Quién tiene una mayor responsabilidad, probablemente con gente a su cargo?

¡Sí! Ya sé que, muchas veces, senior no es sinónimo de todo eso. Posiblemente te estará viniendo a la cabeza ese personaje que ni de lejos responde a ese perfil. Hay mucha gente que pasa por los años sin enterarse de qué va la vaina. Algunos de ellos hasta progresan socioeconómicamente de una forma incomprensible. Pero de eso hablamos otro día.

Para ser un mejor profesional… Un Archivo Personal

En condiciones normales, años de recorrido profesional implican más experiencia y conocimiento. Lo que ocurre es que muy a menudo confiamos y delegamos todo a nuestra cabeza. Allí ha de almacenarse y tener disponible en cualquier momento cualquier dato, referencia, nombre, lugar y solución. Y en un mundo tan agotadoramente cargado de información eso es sólo una parte de lo que podrías haber aprovechado si hubieras ido configurando un Archivo Personal.

Los juristas son buenos en esto. Generalmente, tienen su memoria bien entrenada, pero además guardan y tienen acceso a años de expedientes, sentencias y leyes. También los profesores que, a menudo, guardan sus apuntes, artículos ylibros. Lo que le permite, en un momento dado ir a buscar esa cita que te suena que tenías en algún sitio. En fin, hay casos en los que el hábito de preservar tu conocimiento sí está instaurado. Pero yo diría que son los menos. Los informáticos, por ejemplo, suelen ser un poco desastre en esto.

¿Qué es un Archivo Personal?

Un Archivo Personal es una colección de recursos del conocimiento que vamos atesorando en nuestra vida y a la que le presuponemos una potencial utilidad para el futuro. Una biblioteca que, si está bien diseñada y montada, va con nosotros a cualquier sitio y amplía sustancialmente nuestra memoria y capacidad de recuerdo. La iremos construyendo con el paso de los años y nos acompañará de por vida.

¿Cómo crearlo con el método POHer de efectividad?

Los americanos tienen incluso una expresión para esta práctica: Personal Information Management (PIM). En el método POHer de efectividad , el Archivo Personal consta de tres patas:

Un archivo documental que puede tener formato papel, pero en el que lo digital suele primar. Y ahí guardamos –esencial hacerlo con un cierto criterio organizativo-, la documentación de cierta formación a la que asistimos, fotos y vídeos, una hoja Excel que te quedó muy completa y quieres guardar a modo de plantilla para el futuro, manuales de programas o dispositivos, escritos tuyos, artículos de prensa, viajes, informes, tus títulos ydiplomas, entre otros archivos. Cualquier cosa a la que le atribuyas valor futuro (ojo con el cribado inicial) y tenga formato documental: un PDF, hojas de cálculo, Words, JPGs o bases de datos.

Una agenda de contactos. Todas esas personas que has ido conociendo a lo largo de tu vida, debidamente guardadas y con suficientes datos como para llegar a ellas incluso años después de haberlas tratado. Puedes incluir su foto; varios teléfonos, si los tiene; varias direcciones de correo, por si cambian de trabajoe, incluso, anotaciones privadas,tiene tres niños que le traen por la calle de la amargura. Y todo ello lo guardas en la nube (¡nunca directamente en tu teléfono!), en un repositorio único, accesible y editable desde cualquier momento y lugar.

Las notas. Esos breves –aunque importantes- apuntes que, a pesar de su valor, tendemos a anotar en algún papel o libreta sin más. Contraseñas de aplicaciones, pistas para llegar a un determinado sitio, posibilidades de diferentes hoteles a los que sueles ir, el truco que te enseñó el responsable de sistemas para agilizar tu disco duro, apuntes de reuniones o entrevistas, la bitácora de un cierto proyecto, títulos de libros, canciones,series o películas, recetas de cocina y tratamientos médicos.

Leído así y, sobre todo, si partes de cero, todo esto puede resultar complejo. Aunque seguramente tú ya tienes una cierta base y, en todo caso, con un poco de acompañamiento y guía no tardarás en tener esa suerte de cerebro externo que supone un auténtico plus en tu profesionalidad.

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