La función ‘Limpiar’ de Outlook: pon una Roomba en tu bandeja de entrada

Rafa García

¡Qué maravilla! La programo, me voy a trabajar y cuando regreso por la tarde ella sola se ha estado merendando todas las pelusillas que ha encontrado por la casa. No puedo decir que la limpieza de la casa esté rematada. En algún momento me tocará a mí coger la aspiradora y repasar los rincones o lavar los baños o hacer la colada. Pero en lo relativo a limpiar el suelo, la Roomba me permite espaciar mis sesiones de limpieza y sobrellevar mejor el día a día.

Automatización en Outlook: botón ‘Limpiar’

Esta misma automatización nos la brinda el botón ‘Limpiar’ de Outlook, opción que apareció con la versión 2010 y que puedes encontrar enel menú ‘Inicio’.

¿Qué es lo que hace este botón cuando lo ejecutamos desde una bandeja (generalmente la bandeja de entrada)? Revisa la carpeta del mail, de arriba abajo, y elimina los correos duplicados. Esta opción es muy útil, por ejemplo, en esos hilos de correos en los que se han ido superponiendo varias respuestas con el mismo asunto (y que seguramente se habrían gestionado mejor por alguna aplicación de mensajería tipo Slack) y que acaban inundando tu bandeja de entrada .

Alguien hace una pregunta o saca un tema, luego otro contesta, fulanita contesta a su vez y cuando te quieres dar cuenta tu bandeja está inundada de mensajes con el mismo asunto. Sin embargo, a ti te bastaría con leer el último y repasar desde ahí toda la conversación. Pues eso es lo que hace ‘Limpiar’: dejar sólo el último mail. ¿Sí o no a la automatización?

No obstante, a lo mejor te preocupa que Outlook opere por su cuenta ¿no me habrá borrado algo importante? ¿Y si en una de esas contestaciones alguien adjuntó un archivo y ahora ha desaparecido? ¡Tranquilidad! El sistema está bien pensado, no borra correos así como así. Y, precisamente, si en un hilo de conversación se ha introducido un fichero en alguna de las respuestas, se preserva.

En el método de efectividad personal hacemos mucho hincapié en la conveniencia de ser uno mismo el que haga el triaje de la bandeja de entrada.Pero hemos de tener presente que esta limpieza previa a nuestro triaje tiene otra ventaja: evitamos el riesgo de contestar a un correo que, en realidad, tiene desarrollo más arriba en nuestra inbox. Me explico: tu jefa envía una propuesta a varias personas. Un compañero responde al correo con un dato relevante. Y tras ese van otros dos correos más. En total, cuatro correos hablando de lo mismo y típicamente repartidos y mezclados con el resto de cosas. Si ves el de tu jefa puedes tener la tentación de contestar inmediatamente algo que en realidad ya se ha tratado. Y que descubres cuando 18 correos más arriba te topas con la tercera respuesta. Utilizando la función de limpieza de Outlook, los 4 correos se habrían quedado en uno: el más reciente. Y en él, el hilo de todas las aportaciones.

¿Sigues teniendo dudas? No temas. Los correos que el robot ha limpiado no se han volatilizado. Están en la carpeta Elementos eliminados. En cualquier momento podrás ir a recuperarlos.

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