Funcionalidades de Outlook: ‘pasos rápidos’

Rafa García

La tercera pata del método POHer© es la de las Herramientas. Es la menos importante, porque si primero no has hecho un ejercicio previo de Perspectiva y, segundo, no tienes claras unas Operativas con las que hacer frente a tu día a día… Optimizar el uso de las herramientas sin más… carece un tanto de sentido. Así que cuando a veces me han pedido “danos un curso de Outlook” o –si son más modernos-, “necesitamos que nos enseñes Office 365”, me ha tocado empezar explicando que una formación en efectividad personal no tiene nada que ver con un curso de ofimática. Y mucho menos con una colección de trucos o atajos. Las herramientas han de adaptarse a nuestra forma de hacer las cosas. Y no al revés.

Y, sin embargo, como me empeño en defender como diferencia fundamental entre POHer© y otros métodos disponibles, contemplar las aplicaciones desde el principio enlaza con el sentido práctico y realista de las cosas.

Ahora, teniendo todo esto claro, nada impide adentrarnos en algunos aspectos de funcionamiento más ignotos de la que, paradójicamente, es la herramienta más extensamente utilizada en el panorama profesional occidental: MS Outlook.

En próximos artículos iré dando luz a cosas del Outlook que están ahí, delante de nuestros ojos y que a menudo se desconocen. Tan, tan cerca… y a la vez tan lejos. Cosas como las reglas, los ‘pasos rápidos’, la limpieza de conversaciones, el manejo de los .pst o la inserción de elementos rápidos. Cosas generalmente sencillas y al alcance de cualquiera, como las que me gustan a mí y que tanto conectan con la filosofía POHer©.

Los ‘pasos rápidos’ en Outlook

¿Para qué sirven los ‘pasos rápidos’? Si tu gestor de correo es Outlook es muy probable que pases horas y horas, días y días haciendo cosas con él. Y en esas operaciones no te costará detectar algunas que haces muy a menudo, que repites y repites una y otra vez.

  • Mover o copiar correos a ciertas carpetas. Y/o marcarlos de alguna forma (como leídos, como sin leer,…).
  • Crear un correo en el que te quieras poner a ti mismo o a alguien en copia oculta.
  • Crear reuniones con tu equipo habitual en una sala que siempre es la misma. Incluso a una hora que siempre coincide.
  • Reenviar un correo como datos adjuntos

Los ‘pasos rápidos’ son especialmente útiles para lo que en POHer© llamamos triar. Y están disponibles en Outlook desde la versión 2010, aunque no para la versión online (el llamado Outlook Web Access).

El programa ya trae por defecto algunos ‘pasos rápidos’, los encontrarás en el menú Inicio, aproximadamente en la mitad de tu pantalla, pero lo normal es que nosotros los creemos. Por ejemplo, uno muy sencillo que convierta el correo que tenemos abierto en una tarea en la que va adjunto el propio correo.

Así se crea un ‘paso rápido en Outlook’

Los pasos son: Inicio -> Pasos rápidos -> Crear nuevo. Una vez creado, aparecerá en el grupo como un botón fácilmente accesible. Pero si queremos que aún las cosas sean más rápidas, tenemos la opción de asignarle a cada ‘paso rápido’ un atajo de teclado.

Yo uso habitualmente uno que transforma un correo en una tarea de TodoIst. Cuando trío, me basta con pulsar ese atajo y automáticamente el correo se muestra listo para su envío (listo para editar el asunto como yo quiera) y, al mismo tiempo, lo saca de la bandeja de entrada y lo guarda en una carpeta de “Correos triados”. Gano apenas unos segundos en la operación. Ahora bien, multiplícalos por 10, por 20, por 1.000. Cuando empieces con ellos, ya no dejarás de usarlos. Recuerda: ¡Pasos rápidos!

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