Jorge Campos |El “Gran Hermano” llega a la formación en seguros sin tener en cuenta las implicaciones en materia de protección de datos

No ha pasado ni una semana desde que la Dirección General de Seguros hiciera pública la nueva Resolución de Formación -que en el momento de elaborar esta tribuna aún está pendiente de publicarse en el BOE – y ya ha levantado mucho interés principalmente por algunos aspectos inesperados y que no se recogían en los diferentes borradores que ya se manejaban con anterioridad. Entre estos aspectos novedosos destaca el requisito de que, en el caso de los exámenes “no presenciales” para los programas de formación inicial -que suponen cerca del 100% en el caso de los Niveles 2 y 3- se deberá garantizar su autoría y validez, de manera que se exige, a partir de ahora, comprobar visualmente la identidad del alumno y de su DNI en el momento de hacer el examen mediante el uso de sistemas de imagen que así lo permitan, al tiempo de que habrá que mantener activos la imagen y el sonido durante toda la prueba garantizando, además, que el alumno no recibe ayuda de terceros o que no consulta ni accede a material alguno.

Pero, además, de la simple identificación de la identidad del alumno, la Resolución de Formación establece la obligación para los organizadores de los cursos a que estos controles de identificación y desarrollo de las pruebas se guarden, al menos, durante tres años.

Implicaciones serias en materia de protección de datos

Sin entrar en valorar que esta nueva exigencia de visualización y grabación de la imagen y del sonido durante la prueba pueda parecer a muchos una medida desproporcionada, injustificada y fuera de lugar para unos programas de formación que, si se aplican las reducciones y convalidaciones previstas para algunos casos, pueden llegar a ser de tan solo apenas 65 horas de duración, sin embargo, sí se hace totalmente necesario llamar la atención sobre algo que quizás no se ha tenido en cuenta al definir esta nueva exigencia y que es mucho más delicado e importante que simplemente garantizar que el alumno no copie durante el examen.

Me refiero a las delicadas implicaciones en materia de “Protección de Datos” que se derivan de la obligatoriedad de grabar a una serie de personas físicas haciendo un examen y, más aún, de la exigencia de guardar esa documentación durante un mínimo de tres años y de cómo custodiarla y quién pueda tener acceso a ella, lo que, además, choca con el derecho que ampara a todos a preservar su imagen y a no autorizar a que esto se realice.

Y es que nada se dice en esta Resolución de Formación sobre el derecho que recae en toda persona de no autorizar la grabación y la cesión de su imagen. 

¿Qué ocurriría en estos casos? ¿Se le puede obligar ya que la base de legitimación de esta exigencia está en una Resolución legal para ejercer una actividad profesional? ¿Se le prohibiría ejercer la actividad si no autoriza a ceder su imagen? ¿Qué implicación tendría el distribuidor de seguros -la entidad o la correduría- en el supuesto de que su empleado o colaborador no diera su consentimiento para que se le grabe? ¿Y si la DGSFP solicita esas imágenes algún día (lo que es posible), debería firmar, en esos casos, un documento de privacidad y se le traslada el papel de encargado del tratamiento y, por tanto, la responsabilidad de cualquier incidencia con esas imágenes en ese proceso?… 

Estas son preguntas que, de momento, no me han sabido dar los expertos en Protección de Datos a los que he consultado en estos pocos días desde que se conoce esta nueva y llamativa exigencia.

Pero, en esta Resolución tampoco se desarrolla otro de los aspectos delicados de este tema como son los requisitos técnicos que deben reunir las herramientas o soportes en los que se guarden durante esos “tres años” estas imágenes extraordinariamente sensibles en materia de protección de datos y tampoco de las necesarias, y quizás, obligatorias autorizaciones por parte de los alumnos a ceder estas imágenes, quiénes están indirectamente obligados a dar esa autorización ya que la base de la legitimación en estos casos, como ya he apuntado, no es un simple y voluntario consentimiento sino una Resolución de Formación debidamente publicada -en su momento- en el BOE que obliga a que esto se haga de esta manera. Además, en una primera valoración preliminar sobre las necesidades a implementar en los procesos de formación derivados de esta obligación, ya se evidencian importantes cambios para los proveedores de formación entre los que estaría el establecimiento de “Evaluaciones de Impacto” debido a al alto riesgo de los datos a custodiar ya que la AEPD así lo exige cuando se monitoriza la imagen de personas.

En definitiva, esta novedad de grabar la imagen del alumno mientras realiza el examen no va solo de hacer unos simples cambios en las Políticas de Privacidad y en los Avisos Legales de las webs y plataformas de formación, sino de mucho más. Esta novedad implica integrar cambios significativos en los modelos de formación, en las plataformas, en los sistemas tecnológicos de seguridad y custodia de documentos, en los consentimientos a firmar por los usuarios, en las pólizas de RC de los proveedores de formación, posiblemente en los costes de la formación, en determinar reparto de responsabilidades, en fijar soluciones en caso de no que el interesado no de su autorización etc, y pese ello, todas las fuentes expertas en protección de datos que, en mi caso, he tenido la oportunidad de consultar en estos últimos días sobre este asunto, todas ellas han coincidido en que no tienen claro que este aspecto se pueda llevar a cabo tan fácilmente. Alguna me llegó a plantear que si se sufre un ciberataque y se ponen a la luz estas grabaciones – y ojo que de esto ya hemos visto que ni las grandes empresas están libres de sufrirlo- ¿Quién sería el responsable?…

Quizás implementar controles de identificación personal y comprobación del DNI estaría bien y controlar que la prueba se desarrolla con normalidad y que no se copia, también, pero obligar a grabarlo y a mantener la grabación durante un tiempo puede ser lo que genere problemas que hagan que esto no se pueda llevara cabo finalmente. En definitiva, son muchas las cuestiones que quedan por aclarar sobre este tema. Veremos…

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